Die Zusammenarbeit mit dem Kooperationspartner starten
Teil III der Serie „Erfolgreich kooperieren“
Sie haben für Ihren Betrieb einen passenden Kooperationspartner gefunden und ihn auf Herz und Nieren geprüft. Bei kleineren Projekten können Sie es wagen, die Vorbereitung möglichst knapp zu halten und frühzeitig mit der Zusammenarbeit zu starten. Kleine Projekte eignen sich gut, um zu prüfen, wie eine geschäftliche Zusammenarbeit (sprich: Kooperation) funktioniert. Das Risiko sollte zu Beginn überschaubar bleiben. Sollten in Ihrer Zusammenarbeit dann unüberbrückbare Probleme auftauchen oder Sie zu dem Schluss kommen, dass Sie mit diesem Partner nicht arbeiten können, sind die Verluste gering.
Problematischer ist es, wenn gleich zu Beginn der Kooperation große, wichtige Projekte auf Sie warten, bei denen Sie sich vollkommen auf Ihren Kooperationspartner verlassen können müssen, da Sie sonst zum Beispiel einen wichtigen Kunden oder einen großen Auftrag verlieren.
Nutzen Sie in diesem Fall die gemeinsame Vorbereitung der Kooperation als erstes Projekt und verfolgen Sie diese umso kritischer.
Bevor Sie mit der Suche eines Partners begonnen haben, haben Sie sich Ziele gesteckt und festgelegt, was Sie für das, was Sie suchen zu geben bereits sind. Anschließend haben Sie einen Partner gesucht, der den von Ihnen festgelegten Kriterien entspricht. Wenn Sie ihn gefunden haben, ist die Vorbereitung jedoch noch nicht abgeschlossen! Jetzt startet die zweite Phase der Vorbereitung: Die Abgleichung der gemeinsamen Ziele und die gemeinschaftliche Festlegung von Maßnahmen, sowie die Verteilung der Aufgaben.
Absichtserklärung als Vorstufe des Vertrages
Bevor Sie beginnen, die Kooperation gemeinsam detailliert vorzubereiten, sollten Sie einen Letter of Intend verabschieden. Dies ist die Vorstufe des späteren Kooperationsvertrages. Er beinhaltet die beiderseitige Absichtserklärung, miteinander eine Strategische Allianz einzugehen. Beschreiben Sie kurz die übergeordneten Ziele der Zusammenarbeit, zum Beispiel: „Ziel der Kooperation ist das Angebot eines neuartigen Laserschneiders in den Niederlanden. Dabei wird die Produktion von Partner A und der Vertrieb in NL von Partner B übernommen.“
Weiterhin müssen beide Partner sich im Letter of Intend verpflichten, über die während der Vorbereitung ausgetauschten Informationen in jedem Fall Stillschweigen zu bewahren. Dies sichert alle Beteiligten ab, falls eine Kooperation nicht zustande kommt. Es gibt zahlreiche Musterverträge für solche Absichtserklärungen, die meistens nur eine bis zwei Seiten umfassen. Ist es zur Vorbereitung der Kooperation nötig, dass zum Beispiel Einsicht in Forschungs- oder Entwicklungsergebnisse gegeben wird, ist es ratsam, den Letter of Intend von einem Rechtsanwalt prüfen zu lassen.
Die Abstimmung der Ziele
Nachdem beide Seiten die gemeinsame Absichtserklärung unterschrieben habe, können die Verhandlungen in die nächste Phase gehen. Planen Sie dafür möglichst viel Zeit ein und stellen Sie sicher, dass Sie im Verlaufe der Gespräche alle Fragen stellen können, die Sie haben. Die Funktion Ihrer Zusammenarbeit ist nur gewährleistet, wenn sich alle Beteiligten so weit wie möglich öffnen. Geben Sie so viele Informationen über Ihr Unternehmen, wie sie zur Vorbereitung nötig sind – eher mehr als weniger.
Schritt 1 – Stimmen Sie Ihre Ziele gemeinsam ab. Erklären Sie bei jedem Ziel den genauen Nutzen für Ihren Betrieb. Geben Sie als Absicht also nicht an, dass Sie ein neues Gerät im niederländischen Markt etablieren wollen, sondern erklären Sie, was genau Sie damit beabsichtigen: Welche Umsatzsteigerung versprechen Sie sich davon? Dient die Kooperation vielleicht als Vorbereitung für den ganzen Schritt in den Markt, den Sie innerhalb der nächsten fünf Jahre durch eine eigene Niederlassung realisieren möchten? Warum setzen Sie diesen Plan mit einem Kooperationspartner und nicht alleine um?
Klären Sie, was genau Sie dafür von Ihrem Partner erwarten.
Vertrauen ist die wichtigste Basis für jede Kooperation. Sie kann nicht durch einen Vertrag ersetzt werden. Sie schaffen Vertrauen, indem Sie Ihrem Partner von Anfang an offen legen,
Im Gegenzug wird Ihr Kooperationspartner Ihnen mitteilen, welche Beweggründe er für die Zusammenarbeit mit Ihnen hat. Sie werden während der Gespräche merken, dass Sie viel Neues erfahren werden, obwohl Sie dachten, dass Sie nach den losen Vorgesprächen, die Sie mit verschiedenen potenziellen Partnern geführt haben, alle Gründe Ihres Partners kennen würden.
Protokollieren Sie die Gespräche, damit Sie auch im Nachhinein immer einsehbar sind.
Zahlreiche Kooperationen scheitern daran, dass von Entscheidern umfangreiche Verträge über gemeinsame Ziele und Maßnahmen erstellt wurden, die sich nicht konkret genug mit der Umsetzung beschäftigt haben.
Wenn es also darum geht, wie die Ziele gemeinsam umgesetzt werden sollen, ziehen Sie Ihre Mitarbeiter hinzu (wenn sie nicht schon früher involviert waren), um genau abzuklären, wie die Zusammenarbeit in Zukunft aussehen soll.
Die Planungen erstellen
Erstellen Sie gemeinsam einen Projektplan, der nicht nur festlegt, welche Firma was wann zu liefern hat. Berücksichtigen Sie stattdessen auch, wer in den betreffenden Betrieben welche Aufgaben übernimmt. Das schafft Transparenz und jeder beteiligte Mitarbeiter weiß, wen er zu welchem Thema im jeweils anderen Unternehmen zu kontaktieren hat.
Setzen Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern auch Daten als Zielvorgaben, zu denen sich alle bekennen.
Die Einbeziehung der einzelnen Beteiligten hat den Vorteil, dass sich alle aktiv mit der Kooperation beschäftigen, dass die Strukturen allen transparent und die Ziele für die Mitarbeiter klar sind. Ermutigen Sie auch Ihr Team, alle Fragen zu stellen, die für den späteren Ablauf wichtig sein könnten.
Berücksichtigen Sie dabei:
Die reibungslose Kommunikation zwischen den Mitarbeitern der Unternehmen ist ebenfalls einer der Punkte, die zu Beginn geklärt werden sollten.
Legen Sie fest, wie oft sich die Teams in welcher Regelmäßigkeit treffen. Wer organisiert die Treffen und welche Inhalte werden Sie haben?
Planen Sie regelmäßige Kooperationstreffen ein, in denen die Kooperation als solche diskutiert wird: Was hat gut funktioniert? Was hat nicht funktioniert? Wie nehmen Außenstehende die Zusammenarbeit auf?
Es ist ratsam, einen Kooperationsmanager in jedem Unternehmen zu bestimmen, der für die Projektorganisation der Allianz zuständig ist. Dieser sollte, wenn möglich, nicht aus der Führungsebene kommen und hat als Aufgabe, die Funktion regelmäßig zu überprüfen und Probleme mit dem Kooperationsmanager des Partnerunternehmens zu klären.
Er stellt die Schnittstelle her zwischen seinem und dem Partnerunternehmen, sowie zwischen den Mitarbeitern des Betriebs und seiner Führungsebene. Unterrichten Sie alle davon, sobald Sie einen Kooperationsmanager gefunden haben, und stellen Sie ihn vor.
Am Schluss der Vorbereitung steht der Vertrag, in dem die bis hier gefundenen Ziele, Maßnahmen, Projektpläne und Verantwortlichkeiten aufgeführt sein sollten (zum Beispiel als Anlage).
Häufig kommt es vor, dass sich die Phase der Durchführung mit der der Vorbereitung vermischt. Es ist daher wichtig, dass die beteiligten Firmen sich gegenseitig und auch intern signalisieren, wenn die Vorbereitungsphase ihrer Meinung nach abgeschlossen ist.
Wie Sie das Kooperationscontrolling regelmäßig durchführen, lesen Sie im nächsten und letzten Teil unserer Serie „Erfolgreich kooperieren“.
Autor: Dipl. Ing. H. Kirchhoff, Kirchhoff Kooperations-Consulting
Teil III der Serie „Erfolgreich kooperieren“
Sie haben für Ihren Betrieb einen passenden Kooperationspartner gefunden und ihn auf Herz und Nieren geprüft. Bei kleineren Projekten können Sie es wagen, die Vorbereitung möglichst knapp zu halten und frühzeitig mit der Zusammenarbeit zu starten. Kleine Projekte eignen sich gut, um zu prüfen, wie eine geschäftliche Zusammenarbeit (sprich: Kooperation) funktioniert. Das Risiko sollte zu Beginn überschaubar bleiben. Sollten in Ihrer Zusammenarbeit dann unüberbrückbare Probleme auftauchen oder Sie zu dem Schluss kommen, dass Sie mit diesem Partner nicht arbeiten können, sind die Verluste gering.
Problematischer ist es, wenn gleich zu Beginn der Kooperation große, wichtige Projekte auf Sie warten, bei denen Sie sich vollkommen auf Ihren Kooperationspartner verlassen können müssen, da Sie sonst zum Beispiel einen wichtigen Kunden oder einen großen Auftrag verlieren.
Nutzen Sie in diesem Fall die gemeinsame Vorbereitung der Kooperation als erstes Projekt und verfolgen Sie diese umso kritischer.
Bevor Sie mit der Suche eines Partners begonnen haben, haben Sie sich Ziele gesteckt und festgelegt, was Sie für das, was Sie suchen zu geben bereits sind. Anschließend haben Sie einen Partner gesucht, der den von Ihnen festgelegten Kriterien entspricht. Wenn Sie ihn gefunden haben, ist die Vorbereitung jedoch noch nicht abgeschlossen! Jetzt startet die zweite Phase der Vorbereitung: Die Abgleichung der gemeinsamen Ziele und die gemeinschaftliche Festlegung von Maßnahmen, sowie die Verteilung der Aufgaben.
Absichtserklärung als Vorstufe des Vertrages
Bevor Sie beginnen, die Kooperation gemeinsam detailliert vorzubereiten, sollten Sie einen Letter of Intend verabschieden. Dies ist die Vorstufe des späteren Kooperationsvertrages. Er beinhaltet die beiderseitige Absichtserklärung, miteinander eine Strategische Allianz einzugehen. Beschreiben Sie kurz die übergeordneten Ziele der Zusammenarbeit, zum Beispiel: „Ziel der Kooperation ist das Angebot eines neuartigen Laserschneiders in den Niederlanden. Dabei wird die Produktion von Partner A und der Vertrieb in NL von Partner B übernommen.“
Weiterhin müssen beide Partner sich im Letter of Intend verpflichten, über die während der Vorbereitung ausgetauschten Informationen in jedem Fall Stillschweigen zu bewahren. Dies sichert alle Beteiligten ab, falls eine Kooperation nicht zustande kommt. Es gibt zahlreiche Musterverträge für solche Absichtserklärungen, die meistens nur eine bis zwei Seiten umfassen. Ist es zur Vorbereitung der Kooperation nötig, dass zum Beispiel Einsicht in Forschungs- oder Entwicklungsergebnisse gegeben wird, ist es ratsam, den Letter of Intend von einem Rechtsanwalt prüfen zu lassen.
Die Abstimmung der Ziele
Nachdem beide Seiten die gemeinsame Absichtserklärung unterschrieben habe, können die Verhandlungen in die nächste Phase gehen. Planen Sie dafür möglichst viel Zeit ein und stellen Sie sicher, dass Sie im Verlaufe der Gespräche alle Fragen stellen können, die Sie haben. Die Funktion Ihrer Zusammenarbeit ist nur gewährleistet, wenn sich alle Beteiligten so weit wie möglich öffnen. Geben Sie so viele Informationen über Ihr Unternehmen, wie sie zur Vorbereitung nötig sind – eher mehr als weniger.
Schritt 1 – Stimmen Sie Ihre Ziele gemeinsam ab. Erklären Sie bei jedem Ziel den genauen Nutzen für Ihren Betrieb. Geben Sie als Absicht also nicht an, dass Sie ein neues Gerät im niederländischen Markt etablieren wollen, sondern erklären Sie, was genau Sie damit beabsichtigen: Welche Umsatzsteigerung versprechen Sie sich davon? Dient die Kooperation vielleicht als Vorbereitung für den ganzen Schritt in den Markt, den Sie innerhalb der nächsten fünf Jahre durch eine eigene Niederlassung realisieren möchten? Warum setzen Sie diesen Plan mit einem Kooperationspartner und nicht alleine um?
Klären Sie, was genau Sie dafür von Ihrem Partner erwarten.
Vertrauen ist die wichtigste Basis für jede Kooperation. Sie kann nicht durch einen Vertrag ersetzt werden. Sie schaffen Vertrauen, indem Sie Ihrem Partner von Anfang an offen legen,
- welche Ziele Sie verfolgen,
- welche Maßnahmen dazu Ihrer Meinung nach ergriffen werden müssen und
- was Sie erwarten.
Im Gegenzug wird Ihr Kooperationspartner Ihnen mitteilen, welche Beweggründe er für die Zusammenarbeit mit Ihnen hat. Sie werden während der Gespräche merken, dass Sie viel Neues erfahren werden, obwohl Sie dachten, dass Sie nach den losen Vorgesprächen, die Sie mit verschiedenen potenziellen Partnern geführt haben, alle Gründe Ihres Partners kennen würden.
Protokollieren Sie die Gespräche, damit Sie auch im Nachhinein immer einsehbar sind.
Zahlreiche Kooperationen scheitern daran, dass von Entscheidern umfangreiche Verträge über gemeinsame Ziele und Maßnahmen erstellt wurden, die sich nicht konkret genug mit der Umsetzung beschäftigt haben.
Wenn es also darum geht, wie die Ziele gemeinsam umgesetzt werden sollen, ziehen Sie Ihre Mitarbeiter hinzu (wenn sie nicht schon früher involviert waren), um genau abzuklären, wie die Zusammenarbeit in Zukunft aussehen soll.
Die Planungen erstellen
Erstellen Sie gemeinsam einen Projektplan, der nicht nur festlegt, welche Firma was wann zu liefern hat. Berücksichtigen Sie stattdessen auch, wer in den betreffenden Betrieben welche Aufgaben übernimmt. Das schafft Transparenz und jeder beteiligte Mitarbeiter weiß, wen er zu welchem Thema im jeweils anderen Unternehmen zu kontaktieren hat.
Setzen Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern auch Daten als Zielvorgaben, zu denen sich alle bekennen.
Die Einbeziehung der einzelnen Beteiligten hat den Vorteil, dass sich alle aktiv mit der Kooperation beschäftigen, dass die Strukturen allen transparent und die Ziele für die Mitarbeiter klar sind. Ermutigen Sie auch Ihr Team, alle Fragen zu stellen, die für den späteren Ablauf wichtig sein könnten.
Berücksichtigen Sie dabei:
- Wie tritt Ihre Kooperation nach außen (beispielsweise beim Kunden) auf?
- Wer hat die Verantwortung über das Projekt und Projektteile?
- Wie wird die Fakturierung geschehen?
- Welche Maßnahmen werden ergriffen, wenn bestimmte Meilensteine nicht eingehalten werden?
- Welche Kontrollmechanismen wird es geben?
Die reibungslose Kommunikation zwischen den Mitarbeitern der Unternehmen ist ebenfalls einer der Punkte, die zu Beginn geklärt werden sollten.
Legen Sie fest, wie oft sich die Teams in welcher Regelmäßigkeit treffen. Wer organisiert die Treffen und welche Inhalte werden Sie haben?
Planen Sie regelmäßige Kooperationstreffen ein, in denen die Kooperation als solche diskutiert wird: Was hat gut funktioniert? Was hat nicht funktioniert? Wie nehmen Außenstehende die Zusammenarbeit auf?
Es ist ratsam, einen Kooperationsmanager in jedem Unternehmen zu bestimmen, der für die Projektorganisation der Allianz zuständig ist. Dieser sollte, wenn möglich, nicht aus der Führungsebene kommen und hat als Aufgabe, die Funktion regelmäßig zu überprüfen und Probleme mit dem Kooperationsmanager des Partnerunternehmens zu klären.
Er stellt die Schnittstelle her zwischen seinem und dem Partnerunternehmen, sowie zwischen den Mitarbeitern des Betriebs und seiner Führungsebene. Unterrichten Sie alle davon, sobald Sie einen Kooperationsmanager gefunden haben, und stellen Sie ihn vor.
Am Schluss der Vorbereitung steht der Vertrag, in dem die bis hier gefundenen Ziele, Maßnahmen, Projektpläne und Verantwortlichkeiten aufgeführt sein sollten (zum Beispiel als Anlage).
Häufig kommt es vor, dass sich die Phase der Durchführung mit der der Vorbereitung vermischt. Es ist daher wichtig, dass die beteiligten Firmen sich gegenseitig und auch intern signalisieren, wenn die Vorbereitungsphase ihrer Meinung nach abgeschlossen ist.
Wie Sie das Kooperationscontrolling regelmäßig durchführen, lesen Sie im nächsten und letzten Teil unserer Serie „Erfolgreich kooperieren“.
Autor: Dipl. Ing. H. Kirchhoff, Kirchhoff Kooperations-Consulting
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